Hoe Peter Verdeyen (Verli Boekhouding) erin slaagt om zijn klanten 4 keer per jaar fysiek te spreken
Bij Verli Boekhouding uit Brecht draait accountancy om meer dan het verwerken van cijfers en het indienen van aangiftes. Zaakvoerder Peter Verdeyen kiest bewust voor een kleiner kantoor met een twaalftal medewerkers, zodat het persoonlijke contact met ondernemers centraal kan blijven staan. Maar hoe combineer je die aanpak met efficiënte interne processen? Hoe zorg je ervoor dat openstaande facturen niet blijven liggen? En hoeveel tijd en werkkapitaal win je met een vlot en geautomatiseerd debiteurenbeheer? We geven graag het woord aan Peter.
Persoonlijk contact vraagt om efficiënte processen
Bij Verli Boekhouding is persoonlijk contact geen bijkomstigheid, maar een bewuste keuze. Het kantoor wil zijn klanten niet alleen boekhoudkundig ondersteunen, maar ook actief meedenken en adviseren. “We vinden persoonlijk contact superbelangrijk. We willen dat echt met al onze klanten kunnen doen”, vertelt Peter Verdeyen. Het kantoor streeft ernaar om klanten elk kwartaal fysiek te ontmoeten. Zo blijft Verli op de hoogte van wat er bij ondernemers leeft en kan het sneller inspelen op hun vragen en behoeften.
Door de groei van het kantoor werd dat persoonlijke contact echter steeds moeilijker te combineren met alle administratieve taken. De oplossing lag voor Peter niet in minder aandacht voor klanten, maar in efficiëntere workflows. “Door de juiste software te omarmen en onze workflows op die manier efficiënter aan te pakken, hebben we opnieuw tijd kunnen vrijmaken om te focussen op het belangrijkste: onze klanten.”
“We streven ernaar om onze klanten minstens één keer per kwartaal fysiek te ontmoeten. We stellen ons als kleiner kantoor bewust op als een partner die graag meedenkt en de vinger aan de pols houdt.”
Een digitale softwarestraat met ruimte voor advies
Verli Boekhouding zet verschillende softwarepakketten in om de dagelijkse werking te ondersteunen. “Waar AdminPulse ons fundament voor pre-accounting vormt, werken we voor de boekhouding met Octopus voor eenmanszaken en met Yuki en Horus voor vennootschappen.” Rapportering en aangiftes gebeuren bij Verli Boekhouding via Silverfin, terwijl Bizzcontrol de adviesverlening ondersteunt. Ook AI krijgt een plaats in de werking, onder meer via Wally.
Het doel is telkens hetzelfde: minder tijd verliezen aan terugkerende taken en meer ruimte creëren voor inhoudelijk werk. “We willen een betrokken klankbord en proactieve partner zijn, met een rol die veel verder gaat dan louter het verwerken van cijfers. We willen kunnen handelen in het belang van onze ondernemers - en liefst zo snel mogelijk.” Ook de opvolging van openstaande facturen maakt deel uit van die aanpak. Net daar vond Verli Boekhouding in Payt een oplossing voor een proces dat vroeger behoorlijk wat tijd en aandacht vroeg.
Van manuele rappels naar automatische opvolging
Voor de invoering van Payt was één medewerker verantwoordelijk voor de opvolging van betalingen. Facturen werden manueel opgevolgd en afgepunt. Bleef een betaling uit, dan werd de klant handmatig herinnerd. “Dat proces vroeg veel te veel tijd en was veel te gevoelig voor vertraging. Soms bleef de opvolging liggen, soms waren we het overzicht kwijt. Om eerlijk te zijn was het één grote soep.” Het kantoor besloot toen om Payt te introduceren, waardoor het debiteurenbeheer van Verli Boekhouding vandaag grotendeels automatisch verloopt.
“We hebben de opvolgingsprocedure volledig zelf bepaald: van een eerste herinnering en een tweede rappel tot een incassobericht en, indien nodig, verdere stappen via een deurwaarder of een andere gerechtelijke weg. Ook afbetalingsplannen kunnen in het systeem worden opgenomen en automatisch worden opgevolgd.” Bovendien sluit Payt aan op andere onderdelen van de werking. Zo werkt het kantoor met Twikey voor domiciliëringen en is er een integratie met AdminPulse.
“Voor ons kantoor was Payt een gamechanger. Sindsdien gebeurt ons debiteurenbeheer quasi volledig automatisch, wat leidt tot tijdswinst én snellere betalingen.”
Van 75% naar bijna 95% na de eerste herinnering
De automatisering levert niet alleen tijdswinst op. Ook de snelheid waarmee klanten hun facturen betalen, is volgens Peter Verdeyen sterk verbeterd. “Vroeger zat ons percentage van klanten dat na een eerste herinnering had betaald op ongeveer 75%. Ondertussen is dat via Payt gestegen naar 90%, zelfs bijna 95%. Een positief effect op onze cashflow.” De verklaring ligt volgens Peter in de consistente opvolging. Herinneringen worden niet langer uitgestuurd afhankelijk van de beschikbare tijd van een medewerker, maar volgen automatisch het afgesproken traject. “Ondernemers appreciëren onze korte opvolging. Bovendien kunnen ze in het systeem heel transparant hun situatie bekijken, wat zorgt voor duidelijkheid.”
Automatiseren zonder het menselijke aspect te verliezen
Automatische opvolging betekent niet dat elke klant op exact dezelfde manier wordt behandeld. Er blijft ruimte voor overleg wanneer een ondernemer betalingsproblemen ervaart. Zo kan Verli Boekhouding een afbetalingsplan afspreken en opvolgen. Ook de beslissing om een dossier al dan niet door te sturen naar een deurwaarder blijft mensenwerk. “Onze flow gebeurt misschien wel automatisch, maar we verliezen het menselijke aspect nooit uit het oog. Eigenlijk versterkt de automatisering juist onze klantrelaties, omdat er eindelijk ruimte is om met elkaar in gesprek te treden.”
Voor Peter Verdeyen is de ervaring met Payt meteen een bredere les voor andere accountantskantoren. Automatisering hoeft niet voorbehouden te zijn aan grote spelers met uitgebreide IT-teams. Ook kleinere kantoren kunnen hun werking ermee verbeteren. “Je moet geen schrik hebben van automatisering. Het wordt soms afgeschilderd als iets bedreigend, maar niets is minder waar. Door terugkerende taken zoals debiteurenopvolging te automatiseren, komt er net meer tijd vrij voor advies, begeleiding en een hechtere relatie met ondernemers.”
Tanguy helpt de inzichten van accountants scherp en consistent te vertalen naar woorden die impact hebben.
