Interview met Benjamin Daemen (Creative Finance) over hoe efficiënt debiteurenbeheer zorgt voor een betere cashflow
Bij Creative Finance draait accountancy niet alleen om cijfers, maar vooral om ondernemers in de creatieve sector zo vlot mogelijk ondersteunen. Met zo’n 1.500 klanten, een digital-first aanpak en een sterke focus op automatisering is een efficiënte administratie daarbij essentieel. Toch bleef één onderdeel steeds meer tijd vragen: het opvolgen van openstaande facturen. In gesprek met Benjamin Daemen, founder van Creative Finance, ontdekten we hoe het kantoor zijn debiteurenbeheer onder de loep nam, waar de grootste knelpunten lagen en hoe een nieuwe aanpak ervoor zorgde dat het openstaande maandbedrag aanzienlijk daalde.
Benjamin, kan je Creative Finance kort voorstellen?
“Creative Finance is een accountantskantoor dat zich specifiek richt op de creatieve sector. Denk aan architecten, vormgevers, acteurs, influencers, modebedrijven... Die doelgroep heeft vaak andere noden dan klassieke ondernemingen, dus stemmen we onze dienstverlening daar op af. We zijn daarnaast heel sterk digital-first. We willen de drempel voor klanten zo laag mogelijk maken om hun boekhouding op orde te krijgen. Veel ondernemers in de creatieve sector zijn vooral bezig met hun creatief werk en minder met hun cijfers. Daarom proberen we het proces zo vlot mogelijk te laten verlopen en werken we met verschillende abonnementsformules.”
We werken met verschillende abonnementsformules. Dit laat ons toe om onze begeleiding af te stemmen op wat een klant écht nodig heeft.
Creative Finance werkt met meerdere softwarepakketten. Kan je ons meenemen in de softwarestraat?
“We hebben er bewust voor gekozen om met één centraal pakket voor onze boekhouding te werken: Yuki. Daarnaast rekenen we op Silverfin voor de jaarafsluiting en Bizzcontrol voor onze rapportering. We hebben een eigen CRM gebouwd die we gebruiken, al moet ik toegeven: door onze groei lopen we daar stilaan tegen de limieten. We zijn dus verschillende opties aan het verkennen en hebben gesprekken lopende met onder meer AdminPulse en FID-Manager. Bovendien werken we voor onze administratie en facturatie met Twikey en Payt. Vooral die laatste software is voor ons echt een gamechanger geweest op het vlak van debiteurenbeheer.”
Debiteurenbeheer was lange tijd een onderdeel van Yuki. Waarom volstond dat niet meer?
“We volgden vroeger alles op in Yuki. We konden daar contracten aanmaken, facturen opstellen en, indien nodig, automatisch herinneringen sturen. Maar op een bepaald moment, na de zoveelste herinneringen, stopt dat proces - en dat is logisch. Yuki is in de eerste plaats een boekhoudsoftware, geen gespecialiseerde debiteurensoftware. Op een bepaald moment kwamen we daardoor uit bij Excel-files en Google Sheets om alles manueel bij te houden. Dat is niet de manier waarop je op lange termijn efficiënt kan blijven werken. We hadden nood aan een oplossing waarmee we veel vlotter konden opvolgen wat er nog open stond en waarbij we echt de vinger aan de pols konden houden.”
Speelt het aantal kleinere facturen in jullie sector daar een belangrijke rol in?
“Absoluut. Met Creative Finance ontzorgen we net iets meer dan 1.500 klanten. Het is eigen aan de creatieve sector om veel, maar kleinere maandelijkse facturen te hebben. Daardoor kan debiteurenbeheer behoorlijk veel werk met zich meebrengen. Vandaag wordt ongeveer 40 à 45% van onze facturen automatisch geïnd via Twikey, wat voor ons al een grote slok op de borrel is. Toch merkten we dat er ondanks die automatisering nog nood was aan extra ondersteuning. We zijn toen verschillende tools gaan onderzoeken en na verloop van tijd kwamen we uit bij Payt.”
Kan je ons meenemen in je beslissingsproces om Payt te implementeren?
“Ik had de naam Payt al verschillende keren horen vallen. Op congressen, via collega’s… Op een bepaald moment hebben we dan een call ingepland om te bekijken wat het voor ons kon betekenen. We hebben onze situatie uitgelegd, zij hebben een voorstel gemaakt en eigenlijk viel dat financieel meteen heel goed mee. De prijs was voor ons dus niet de drempel. Onze grootste stress was eerder: waar vinden we de tijd om dit te gaan implementeren? Kunnen we ons als organisatie écht achter die shift zetten? Die stress was ongegrond, weten we nu. De implementatie verliep dusdanig vlot dat we achteraf vooral dachten: we hadden dit eigenlijk veel vroeger moeten doen.
Soms zit de grootste drempel bij een nieuwe softwareoplossing niet in de tool zelf, maar in het idee dat de overstap veel tijd en energie zal kosten.
Wat heeft die overstap concreet veranderd voor Creative Finance?
“Het grootste verschil zit voor ons in twee zaken: tijdswinst en een openstaand maandbedrag dat aanzienlijk gedaald is. We zijn vandaag veel minder tijd kwijt aan het opvolgen van openstaande facturen, maar nog belangrijker: vroeger stond er gemiddeld een bedrag open dat overeenkwam met ongeveer 1,5 keer ons maandelijkse recurring bedrag. Vandaag zitten we rond 0,7. Er komt dus gewoon veel vlotter geld binnen. Samen met Payt hebben we bovendien beslist om alle reminders, ook die in Yuki reeds verzonden waren, opnieuw te versturen. Zo namen we alle ondernemers mee in deze nieuwe software en konden we met een volledig opgekuiste flow starten. Debiteurenbeheer is nu minder een administratieve taak en meer een proces dat we actief opvolgen.”
Welke rol speelt AI vandaag binnen Creative Finance?
“AI is voor ons absoluut geen nieuw verhaal. We zijn er ondertussen al meer dan drie jaar actief mee bezig. Er zijn vandaag tal van spelers, tools en oplossingen, dus we proberen met ons team vooral veel verschillende toepassingen uit. Momenteel werken we onder andere met Wally en Dytto. Dytto bundelt informatie uit alle e-mailverkeer en klantencontact. Op basis daarvan kan het een antwoord formuleren dat rekening houdt met de volledige communicatie. Ook Chathive, nu Orinoco, hebben we onlangs getest. "
We zitten in een sector in volle verandering en dat vind ik persoonlijk heel interessant: de technologie evolueert razendsnel, de toepassingen stapelen zich op.
"Het is nu aan de accountant om doordachte keuzes te maken met het oog op de toekomst. Maar ook om geregeld die keuzes opnieuw te evalueren.”
Jullie leggen tegelijk veel nadruk op een menselijke aanpak. Hoe combineer je dat met automatisering?
“Voor ons is automatisering nooit hetzelfde als alles zomaar automatisch laten verlopen. We proberen net een menselijke benadering toe te passen. Als iemand zijn of haar facturen niet betaalt, willen we eerst begrijpen waarom. We praten met onze klanten en vragen oprecht waar de struikelblokken liggen. We stellen ons op als partner en proberen altijd constructief mee te denken. Payt helpt ons daarbij. We kunnen in de tool vragen stellen, antwoorden opvolgen en het hele proces transparant houden. Daarnaast kunnen we ook met afbetalingsplannen werken of incasso inzetten. Dat laatste zijn we momenteel aan het uittesten, maar voorlopig ziet dat er veelbelovend uit.”
Om af te sluiten: heb je nog een tip die je wilt meegeven aan andere accountants?
“Ik zou vooral zeggen: probeer veel tools uit en hou je blik open. Vandaag zijn er enorm veel AI-oplossingen en softwarepakketten op de markt. Morgen waarschijnlijk nog meer. Als boekhouder vind ik het belangrijk om die ook effectief te testen. Ik zou bovendien aanraden om met meerdere partijen samen te werken. We moeten vermijden dat we opnieuw in een soort monopoliepositie van één softwarepakket of speler terechtkomen, zoals we bijvoorbeeld zien binnen de post-accounting. Test dus verschillende oplossingen, kijk wat werkt voor jouw kantoor en blijf kritisch. Je hoeft niet alles te implementeren wat op de markt komt, maar je moet volgens mij wel weten wat er mogelijk is.”
Tanguy helpt de inzichten van accountants scherp en consistent te vertalen naar woorden die impact hebben.
