Van administratief naar adviserend: Michaël Stas (Taxflow) over de digitale stroomversnelling in de accountancysector
Digitalisering is al lang geen verre toekomstmuziek meer binnen accountancy. En bij Taxflow zetten ze er dan ook resoluut op in. Michaël Stas, dossierbeheerder bij Taxflow in Zoersel, zit midden in die digitale stroomversnelling en helpt klanten dagelijks om digitaal te werken en Peppol-proof te worden. In dit gesprek met Frederik vertelt hij hoe de juiste pre-accounting software niet alleen zorgt voor efficiëntie, maar ook leidt tot een fundamentele shift in de rol van de accountant.
Digitalisatie als groeimotor en accelerator
Als dossierbeheerder bij Taxflow werkt Michaël met een divers cliënteel. “Ons kantoor heeft geen specifieke focus,” legt hij uit. “Hoewel onze klantenportefeuille heel breed is, hebben we wel een eenduidige werkwijze voor ogen: zo gedigitaliseerd mogelijk.” Die digitale mindset en tools hebben ook de kijk op bepaalde sectoren veranderd. “Waar we vroeger iets minder fan waren van horeca, is dat vandaag niet meer het geval. Dankzij digitalisering kunnen we daar nu veel efficiënter werken.”
Taxflow groeit bovendien actief mee met zijn klanten. “Omdat digitalisatie nieuwe deuren opent, kan je als kantoor andere accenten leggen: meer tijd voor controle, sterkere adviesverlening of meer focus op bijscholing. We zijn ons bijvoorbeeld aan het bijscholen in notarieel boekhouden,” vertelt Michaël. “Dat is een niche met specifieke noden, specifieke doelstellingen en specifieke software. Wij willen ons hierin verdiepen, zodat we die klanten ook kunnen gaan ontzorgen en ondersteunen.”
Pre-accounting tools op maat van de klant
“Om onze digitale aanpak waar te maken, adviseren we vooral Clearfacts en Doccle,” zegt Michaël. “Doccle is de meest laagdrempelige optie, ideaal voor klanten die niet btw-plichtig zijn of weinig facturen te verwerken hebben. Het vraagt weinig aanpassing van de bestaande manier van werken.” Toch gaat hun voorkeur duidelijk uit naar Clearfacts. “Voor veel van onze dossiers is dat vandaag de meest logische keuze,” benadrukt hij. “Er is een digitale mindset voor nodig, maar die betaalt zich snel terug. Zeker vanaf een bepaald volume - denk aan 100 documenten per jaar - haal je er enorm veel voordeel uit.”
Volgens Michaël biedt Clearfacts namelijk veel meer dan enkel digitalisering. “Het platform is volledig Peppol-proof en laat toe om documenten automatisch te ontvangen en verwerken. Bovendien is er ook een geïntegreerde en gebruiksvriendelijke facturatietool, handig voor bijvoorbeeld managementvennootschappen.” Ook het dashboard is volgens Michaël een gamechanger: “Via een dashboard krijgen klanten een helder overzicht van hun cijfers. Ze zien hoe hun omzet evolueert en kunnen snel tendensen spotten op het vlak van inkomsten en uitgaven. Ze krijgen véél meer grip op hun eigen onderneming.”
Digitale workflows: win-win voor alle partijen
Wie digitalisatie zegt, zegt al snel automatisatie. Ook voor Michaël ligt daar de sleutel tot succes. “Dankzij het gebruik van software winnen we enorm veel tijd in onze verwerking, wat betekent dat het minder kost voor de klant,” legt hij uit. “Maar belangrijker nog: die gewonnen tijd kunnen we inzetten voor betere controles, persoonlijk advies, fiscale optimalisaties en op maat gemaakte begeleiding."
Onze rol als accountant verschuift van puur administratief boekwerk naar meer boeiende en waardevolle taken
De impact van automatisering is volgens Michaël heel tastbaar. “Een aankoopfactuur handmatig verwerken duurde voor Clearfacts gemiddeld een minuut. Inclusief de gaatjes perforeren in het blad! Nu is dat nog maximum 20 seconden.” Die winst zit vooral in de slimme technologie achter het platform. “Facturen worden automatisch uitgelezen, leveranciers worden gekoppeld of aangemaakt, gegevens worden correct overgenomen én het systeem leert bij. Dit maakt ons werk een pak eenvoudiger.”
Peppol als ultieme hefboom voor efficiëntie
Taxflow zet sterk in op Peppol en ziet daar vandaag al duidelijk de resultaten van. “Vandaag, begin december 2025, is 70 à 80% van onze klanten Peppol-compliant,” vertelt Michaël (dit gesprek met Michaël vond plaats in december 2025). “De resterende 20% zijn vaak oudere klanten die minder snel willen overstappen, maar die nemen we stap voor stap mee. Zodra ze de voordelen inzien, hebben ze de smaak te pakken.” Bovendien zijn het niet alleen de klanten die er voordeel uit halen. Ook intern op de werkvloer maakt Peppol een groot verschil.
Tijdens btw-periodes merken we een groot verschil.
"Peppol verlaagt de administratiedruk voor onze klanten, waardoor ze hun boekhouding vaker bijhouden. Waar we vroeger bij wijze van spreken één keer per kwartaal een schoendoos vol paperassen binnenkregen, merken we nu dat ondernemers hun administratie wekelijks of maandelijks vastpakken.” Hierdoor ervaart Taxflow minder piekdrukte. “We merken meer continuïteit in onze verwerking, waardoor we alles sneller kunnen bijwerken en meer actuele cijfers kunnen voorleggen. Zo wordt de boekhouding echt een sturingsapparaat.”
De juiste aanpak als overtuigingstechniek
Om klanten mee te krijgen in dit verhaal van digitalisering, zet Taxflow sterk in op communicatie en begeleiding. “Op 1 januari 2026 moeten onze klanten Peppol-ready zijn. We bellen daarom onze klanten die nog niet conform zijn persoonlijk op en bekijken samen hun situatie,” zegt Michaël. “Daarnaast doen we ook aanbevelingen op het vlak van software, waarbij we focussen op gebruiksvriendelijkheid en integratie. Clearfacts integreert bijvoorbeeld met tal van andere facturatieprogramma’s zoals Billit, Flowin en onFact. Klanten kunnen op die manier hun eigen manier van factureren behouden, terwijl ze toch volledig Peppol-compliant zijn.”
Intern maakt Taxflow ook gebruik van een centrale tool om al hun administratie netjes op te volgen. “Met FID-Manager beheren en centraliseren we alle administratie van ons kantoor,” legt Michaël uit. “Het is een gecentraliseerd platform waarin we alles opvolgen, waardoor we een helder overzicht hebben over onze klantenportefeuille en we ervoor kunnen zorgen dat geen enkele klant door de mazen van het net glipt.”
De toekomst: meer advies, minder verwerking
De rode draad doorheen het verhaal van Michaël is duidelijk: digitalisering verandert de rol van de accountant fundamenteel. “Door automatisatie winnen we tijd,” besluit hij. “En die tijd gebruiken we om meer waarde te creëren voor onze klanten.” Bij Taxflow betekent dat één ding: evolueren van verwerker naar adviseur. “We willen onze klanten niet alleen ondersteunen. We willen verder gaan, ons echt als sparringpartner opstellen en inzetten op persoonlijke begeleiding. Met de juiste software maken we dat mogelijk.”
Tanguy helpt de inzichten van accountants scherp en consistent te vertalen naar woorden die impact hebben.
