De accountant van morgen: waarom automatisering geen keuze meer is
Digitalisering en automatisering zijn al lang geen buzzwoorden meer in de accountancysector. Ze zijn uitgegroeid tot essentiële bouwstenen voor kantoren die volop willen blijven groeien, hun medewerkers willen ontlasten en klanten steeds beter willen bedienen. Dat ondervindt ook Tim Hanssens, zaakvoerder van Boekhoudkantoor Tim Hanssens, dat vandaag stevig verankerd is in Erpe-Mere en zich richt op een nichepubliek binnen de advocatuur. In dit gesprek vertelt hij hoe een doordachte digitale aanpak zorgt voor minder regeldruk, meer structuur en een boeiendere jobinhoud.
Duurzame groei door de juiste structuur
Wat begon in het Brusselse, groeide al snel uit tot een kantoor in Erpe-Mere, gedreven door de stijgende vraag van zelfstandige ondernemers in die regio. Vandaag telt het kantoor zes medewerkers en zit het in volle expansie. Die groei ging gepaard met een duidelijke shift. “Het voorbije jaar hebben we een sterke verandering gezien op vlak van personeel,” vertelt Tim. “Dankzij automatisering is er meer ruimte gekomen voor groei. De job is veel interessanter geworden. En dat voel je echt op de werkvloer.”
Onboarding als fundament voor efficiëntie
Volgens Tim begint alles bij een sterke onboarding. “Software kan enorm veel betekenen voor een kantoor, maar alleen als de basis goed zit,” legt hij uit. “Een goede onboarding haalt een groot deel van het toekomstige werk weg.” Die onboarding gaat verder dan enkel een tool uitleggen. Denk aan het delen van documenten, het opzetten van duidelijke workflows en het meegeven van praktische tips.
Het creëert gemoedsrust bij klanten. Ze weten meteen wat er verwacht wordt en dat zorgt voor een veel vlottere samenwerking.
Bovendien draagt het bij aan klantenbinding - iets wat volgens Tim steeds belangrijker wordt. “Wat we met ons kantoor bijvoorbeeld in TwinnTax kunnen doen, is klanten op hun verjaardag een geautomatiseerd mailtje sturen. Eens ingesteld, kost ons dit geen enkele moeite. Maar het zorgt wel voor een enorme appreciatie bij onze klanten. We horen meermaals dat dit kleine gebaar gewaardeerd wordt.”
Van schaarste naar verschuiving op de arbeidsmarkt
Waar het vroeger moeilijk was om nieuwe medewerkers te vinden, merkt Tim vandaag een duidelijke kentering. “Vroeger verliep de zoektocht naar voldoende sollicitanten moeizaam, maar nu hebben we eigenlijk niets te klagen. We hebben recent zelfs twee nieuwe collega’s aangeworven.” De verklaring ligt volgens hem bij digitalisering.
“Het klassieke inboekwerk is sterk afgenomen en zal blijven dalen. Daardoor verandert het profiel dat je nodig hebt. Je hebt minder juniors nodig en zult je huidige medewerkers moeten begeleiden richting een meer adviserende rol.” Die evolutie vraagt om coaching en opleiding, iets waar Tim hard op inzet: “Je moet mensen écht meenemen in dat verhaal. Upscaling wordt cruciaal en vormt een groot deel van mijn takenpakket als zaakvoerder.”
De zoektocht naar de juiste tools
In een overaanbod aan software is het maken van de juiste keuzes geen evidentie. Tim gaat daarin methodisch te werk. “Ik analyseer elke tool grondig. Je moet uitgebreid de tijd nemen om alles te bekijken en vergelijken.” Ook kennisdeling speelt hierbij een rol. “Praten met concullega’s en deelnemen aan webinars helpt me enorm. Je leert uit elkaars ervaringen en krijgt eerlijke feedback.”
Een van de belangrijkste voorwaarden voor Tim? Tools mogen elkaar niet overlappen. “Dat is moeilijk, maar essentieel. Anders verlies je het overzicht.” Vaak ontstaat de zoektocht ook vanuit een concrete frustratie. Bij Boekhoudkantoor Tim Hanssens was dat onder andere rond de koppeling met MyMinfin. “We zochten een oplossing die alles kon centraliseren. In TwinnTax hebben we een partner gevonden die dat biedt: één portaal, overzichtelijk, met veel automatisatiemogelijkheden. Het komende jaar willen we hier nog harder op inzetten.”
Personenbelasting: van versnippering naar centralisatie
Een van de domeinen waar automatisering het verschil maakt, is de personenbelasting. “Btw-aangiftes verlopen vandaag al veel vlotter dankzij automatisering,” zegt Tim. “Maar ook in de personenbelasting zien we enorme efficiëntiewinsten.” Zo worden documenten uit verschillende bronnen automatisch gecentraliseerd via FID-Manager. “Wat in MyMinfin beschikbaar is, halen wij naar één beheersysteem. Klanten vinden alles terug op één plek.” Dat voorkomt dat belangrijke documenten over het hoofd worden gezien, zoals aanslagbiljetten in de e-box.
“Die kun je perfect integreren in een automatische communicatieflow. Dat wordt echt geapprecieerd.” Daarnaast werkt het kantoor met gestructureerde vragenlijsten om ontbrekende documenten op te vragen. “Daardoor weten zowel wij als de klant exact wat nog ontbreekt, zonder eindeloze mails of losse documenten.” Van daaruit verloopt de verwerking vlot richting TwinnTax, waar de aangiftes verder worden afgehandeld.
We proberen het volledige proces zo gestroomlijnd mogelijk te maken.
Een nieuwe rol voor de accountant
Automatisering verandert niet alleen processen, maar ook mensen. “Mijn rol als kantoorhouder is sterk geëvolueerd,” geeft Tim toe. “Er komt veel meer coaching bij kijken.” Ook voor Tims medewerkers verschuift het takenpakket door de implementatie van AI. Al blijft een kritische blik noodzakelijk: “Je mag nooit software implementeren ‘omdat het kan’. Je moet blijven testen, vergelijken en evalueren, ook op het vlak van kostprijs en AI.” Die digitale keuzes maken vandaag integraal deel uit van het takenpakket van een accountant. “Het is iets waar je actief mee bezig moet zijn. De tools zijn er, maar je moet ze op de juiste manier inzetten.”
Automatisering als hefboom, niet als doel
Het verhaal van Boekhoudkantoor Tim Hanssens toont duidelijk dat automatisering geen doel op zich is, maar een middel. Een middel om werkdruk te verlagen, structuur te creëren en ruimte te maken voor wat écht telt: advies, begeleiding en kwalitatieve dienstverlening. Met tools zoals TwinnTax op de achtergrond wordt die ambitie concreet. “En net daarin schuilt misschien wel de grootste kracht van automatisering: niet harder, maar slimmer werken. En met nog meer impact.”
Tanguy helpt de inzichten van accountants scherp en consistent te vertalen naar woorden die impact hebben.