Waarom een volledig digitaal accountantskantoor nog steeds met post-its werkt: Francis De Bruyne en Katrijn Messiaen aan het woord
Onlangs gingen we in gesprek met Francis De Bruyne en Katrijn Messiaen van House of Financial Partners over een opvallende evolutie binnen accountancy: de almaar stijgende softwarekosten en de groeiende nood aan menselijke begeleiding. Hoewel hun kantoor in 2017 volledig digitaal gestart is, trekken ze vandaag bewust aan de alarmbel. Want volgens hen draait de toekomst van accountancy niet om méér software, maar om slimmere keuzes, kritische reflectie én sterk klantcontact. In onderstaand interview delen ze hun visie, concrete praktijkervaringen en inzichten.
Francis en Katrijn, kunnen jullie jezelf en House of Financial Partners kort voorstellen?
“Zeker,” opent Francis. “Ik ben vennoot bij House of Financial Partners, al ben ik zelf geen accountant van opleiding. In 2017 zijn we gestart met ons kantoor, samen met Katrijn als bestuurder. Vanaf dag één hebben we gekozen voor een volledig digitale werking.” Die digitale aanpak was echter nooit een doel op zich. “Voor ons draaide het altijd om adviesverlening, strategische ondersteuning en ondernemers begeleiden. Technologie moest dat ondersteunen, niet vervangen.”
Francis focust zich daarbij voornamelijk op start-ups, scale-ups en gevestigde bedrijven met groeiambities. Katrijn vult aan: “Ik begeleid eerder ondernemers die bewust klein willen blijven werken, bijvoorbeeld managementvennootschappen of zelfstandigen zonder uitgesproken groeiplannen. Ook daar blijft persoonlijk advies enorm belangrijk.”
Jullie kijken vandaag veel kritischer naar software. Vanwaar die evolutie?
“De softwarekost blijft stijgen,” zegt Katrijn. “Er komt voortdurend nieuwe tooling bij en op een bepaald moment moet je jezelf durven afvragen: brengt dit écht meerwaarde?” Binnen House of Financial Partners maken ze daarom bewust een onderscheid tussen kernsoftware en randsoftware. “Ons CRM-pakket vormt de kern. Alle andere toepassingen zijn aanvullend. We gaan vandaag de dag dan ook veel kritischer kijken naar nieuwe tools en testen minder snel zomaar iets uit.” Volgens haar zit daar een belangrijke les in voor veel kantoren.
Je bent niets met software die geen impact maakt voor je klant.
Francis merkt bovendien dat veel softwarepakketten steeds meer overlap vertonen. “Op den duur betaal je voor meerdere tools die grotendeels hetzelfde doen. Tegelijk zien we aanzienlijke prijsstijgingen, van 25% tot zelfs 50% per jaar in uitzonderlijke gevallen. Daarom hebben we beslist om die softwarekosten transparant apart weer te geven aan klanten.” Dat zorgt soms voor moeilijke gesprekken. “Klanten beginnen zich daar ook vragen bij te stellen. We beseffen dat we daardoor misschien ooit klanten zullen verliezen, maar transparantie vinden we belangrijk.”
Waarom blijft het menselijke aspect in de dienstverlening volgens jullie zo cruciaal?
“Hoe digitaler alles verloopt, hoe groter de nood aan menselijk contact wordt,” zegt Katrijn resoluut. “Die relatie met de klant wordt alleen maar belangrijker.” Francis ziet dat ook in de praktijk. “Wij groeien bewust trager dan sommige andere kantoren, omdat we veel tijd investeren in gesprekken, sparringsmomenten en strategisch advies. Dat vraagt tijd, maar voor bepaalde ondernemers maakt dat echt het verschil. Het is eigenlijk paradoxaal: hoe meer geautomatiseerd alles verloopt, hoe meer men nood heeft aan menselijk contact.”
Voor zijn zogenaamde ‘groeiklanten’ vertaalt zich dat in intensieve begeleiding. “Ik zie sommige ondernemers tien keer per jaar. We bouwen financiële plannen, forecasts, ratio-analyses en KPI-dashboards volledig op maat uit. Dat vormt de basis om strategische gesprekken te voeren en de onderneming echt vooruit te helpen.” Ook Katrijn benadrukt het belang van die persoonlijke momenten. “Mijn klanten hebben allemaal toegang tot Exact Online. Ze kunnen perfect zelf hun cijfers bekijken, waardoor we elk gesprek op dezelfde golflengte kunnen starten.”
Hoe kijken jullie naar automatisatie en AI binnen accountancy?
“We staan er soms niet meer bij stil, maar enorm veel van onze interne processen hebben we vandaag al geautomatiseerd,” vertelt Katrijn. “Lonen, afschrijvingen, bankverrichtingen… dat loopt allemaal automatisch binnen via Exact Online.” AI speelt daarin een steeds grotere rol. “Maar je moet AI correct trainen. Data moet juist zijn, anders train je AI verkeerd.” Toch ziet ze ook een belangrijk aandachtspunt. “Als juniors nooit nog basistaken uitvoeren, hoe leiden we dan nog sterke seniors op? Soms zijn repetitieve taken net belangrijk om inzicht en expertise op te bouwen.” Wanneer we haar vragen naar de toekomst, is ze duidelijk: “Ik voorspel dat binnen dit en tien jaar veel kantoren hun eigen programma’s en software gaan creëren. De AI-toepassingen zijn er, dus het is aan ons om die te gebruiken.”
Francis noemt zichzelf absoluut een AI-voorstander, maar blijft voorzichtig kritisch. “We investeren volop in opleidingen en experimenteren veel, maar we mogen niet vergeten dat AI uiteindelijk een voorspelmodel is. Het antwoord ziet er vaak indrukwekkend uit, maar daar zit niet altijd echte redenering of expertise achter. Denk bijvoorbeeld aan juridische documenten. Bij Instaclause weet je gewoon 100% zeker dat ze kloppen, terwijl ChatGPT alleen maar op de oppervlakte correct lijkt. Die impact gaan we pas over enkele jaren voelen.” Hij ziet daarom een opvallende paradox ontstaan.
Hoe meer AI er komt, hoe meer klanten nood krijgen aan échte mensen die kritisch kunnen meedenken.
Jullie opereerden vanaf het begin volledig digitaal. Toch zie ik daar post-its hangen?
Katrijn lacht. “Ja, dat klopt. Achter Francis zie je hier nog altijd post-its hangen.” Ondanks hun digitale aanpak blijft fysieke taakopvolging een belangrijk onderdeel van hun werking. “We organiseren regelmatig planningsmeetings waarbij iedereen samenkomt, taken bespreekt en zichtbaar maakt. Even weg van de bureau en gewoon: bij elkaar zijn."
Het is opmerkelijk hoe bevorderlijk dit is voor onze interne communicatie en teamgeest.
Volgens Francis heeft dat ‘papieren kantje’ verrassend veel voordelen. “Ons motto was vroeger: hier komt geen papier binnen. Maar die post-its zorgen voor extra commitment, kennisdeling en zichtbaarheid. Een taak die fysiek zichtbaar aan de muur hangt, wordt gewoon minder snel vergeten. Daarnaast wordt de post-it ook intern besproken, waardoor collega’s elkaar actief kunnen helpen door ideeën en inzichten te delen.”
Waarom kozen jullie destijds voor Exact Online?
“Toen we in 2017 startten, waren we sterk gefocust op start-ups en scale-ups,” legt Francis uit. “Voor ons waren vooral de koppelmogelijkheden cruciaal.” Exact Online bleek daarin een sterke keuze. “De API, de data-uitwisseling en de integratiemogelijkheden waren ronduit indrukwekkend.” Daarnaast waarderen ze vandaag vooral de samenwerking. “Omdat we al heel vroeg begonnen met digitalisering, waren we ‘ahead of the curve’. We zagen ons aanvankelijk als schreeuwers in de woestijn. Gelukkig vonden we zelfs toen al een betrokken partner binnen Exact Online, die meedenkt met ons kantoor. Dat is alleen maar nog sterker geworden.”
Katrijn haalt ook de ijzersterke rapportering op maat aan, maar is daarnaast ook actief binnen een internationale groep van kantoren die samen komen om feedback te geven op Exact Online. “We bespreken zaken die ontbreken, die beter kunnen, die nog meer meerwaarde zouden kunnen bieden voor ons en voor de eindklant. Dat is niet alleen voor ons, maar ook voor onze softwarepartner waardevol. Ze gaan er ook écht mee aan de slag.” Op die manier blijft Exact Online een toekomstbestendige partner. “We krijgen meteen een beeld van waar Exact Online naartoe gaat. De inkijk in die roadmap schept enorm veel vertrouwen in onze langetermijnrelatie.”
Tot slot: welke tip willen jullie meegeven aan andere accountantskantoren?
Francis hoeft niet lang na te denken. “Durf kritisch te kijken naar je softwarestack. Wij zaten ooit aan 19% softwarekosten tegenover onze omzet. Vandaag zitten we op 15%, gewoon omdat we alles veel kritischer evalueren.” Daarnaast benadrukt hij iets opvallends:
Misschien moet je soms niet investeren in extra software, maar gewoon in extra mensen. Door AI hebben klanten net méér nood aan menselijk contact.
Katrijn sluit zich daarbij aan. “Vertrek bij je softwarekeuze altijd vanuit je eigen strategie. Natuurlijk mag je quick wins meenemen binnen je operationele werking, maar zorg er wél voor dat elke softwarekeuze past binnen je visie. Bepaal waar je met je kantoor naartoe wil groeien - en kies op basis daarvan de software. Niet omgekeerd.”
Tanguy helpt de inzichten van accountants scherp en consistent te vertalen naar woorden die impact hebben.
