8 inzichten van Steven De Voeght (De Voeght Consulting)
Steven De Voeght, managing partner van De Voeght Consulting, nam in september 2022 het accountantskantoor van zijn vader over. Na een carrière bij diverse multinationals nam hij de leiding op van een kantoor met een 13-tal medewerkers dat focust op fiscaliteit, boekhouding en adviesverlening. Sinds de overname werkt Steven stap voor stap aan meer structuur, overzicht en automatisatie. Niet via grote revoluties, maar via gefaseerde verbeteringen die het team écht vooruithelpen. In dit artikel bundelen we acht inzichten uit zijn verhaal om over na te denken.
Over het belang van duidelijk overzicht
“Toen ik het kantoor overnam, was er eigenlijk geen duidelijk overzicht. Elk antwoord dat ik kreeg, was een schatting gebaseerd op buikgevoel.”
Toen Steven het kantoor overnam, merkte hij snel dat er weinig centrale informatie beschikbaar was. Vragen zoals hoeveel btw-aangiftes er liepen, hoeveel jaarrekeningen er werden opgesteld of hoeveel vennootschappen versus eenmanszaken er in portefeuille zaten, leverden zelden exacte antwoorden op. Daarnaast ontbrak ook een duidelijk overzicht van documenten zoals opdrachtbrieven, identiteitskaarten of UBO-formulieren. Die onzekerheid zorgde voor stress bij de assistenten en het risico dat er iets werd vergeten. Door FID-Manager als beheersysteem te implementeren, kon het kantoor alle klantgegevens centraliseren en het takenbeheer beter structureren.
Over de doodsteek van Peppol
“We zien, net als vele andere kantoren, een selecte groep van klanten met een typisch profiel die door Peppol zeggen: voor mij hoeft het niet meer.”
De invoering van e-invoicing via Peppol zorgt bij sommige klanten voor weerstand. Sterker nog, een specifieke groep – vaak eenmanszaken, bijberoepers of ondernemers van 60+ – neigt zelfs naar de stopzetting van hun activiteiten omdat ze de digitalisering niet meer willen volgen. Het kantoor zette daarom sterk in op communicatie: van mailings en webinars tot infoavonden en persoonlijke één-op-éénbegeleiding. Uiteindelijk wordt er nu ook een aangetekende brief gestuurd naar klanten die nog geen actie ondernamen, waarin duidelijk wordt gemaakt dat het moment is gekomen om een beslissing te nemen.
Over een mogelijke kwaliteitstoetsing
“Je weet als kantoor dat er ooit, in de nabije toekomst, een kwaliteitstoetsing aankomt. Je moet dus zien dat je er alles aan doet om optimaal voorbereid te zijn.”
Om zich voor te bereiden op een eventuele kwaliteitstoetsing schakelde het kantoor externe begeleiding in. Dit hielp hen concreet te bepalen welke stappen nodig waren om hun processen te optimaliseren. Omdat de begeleider ook vertrouwd was met FID-Manager, konden ze meteen praktische verbeteringen doorvoeren in hun bestaande systemen. Het beheerpakket fungeert vandaag dan ook als centrale spil in het kantoor, mede dankzij integraties met TwinnTax en Instaclause. Hierdoor stroomt informatie automatisch door naar klantenfiches en contracten, wat zowel de efficiëntie als de kwaliteit ten goede komt.
Over de behoefte aan een AI-policy
“Nu artificiële intelligentie niet meer weg te denken is in ons beroep, wordt het cruciaal om een duidelijke AI-policy uit te schrijven, zodat medewerkers hun grenzen kennen.”
Met de snelle opkomst van artificiële intelligentie vond Steven het noodzakelijk om duidelijke richtlijnen te formuleren voor het gebruik ervan binnen het kantoor. Daarom stelde De Voeght Consulting een interne AI-policy op die bepaalt wat medewerkers wel en niet mogen doen. Zo wordt onder meer vastgelegd welke tools gebruikt mogen worden, hoe gevoelige data beschermd moeten blijven en waarom betalende versies van AI-tools noodzakelijk zijn met het oog op cybersecurity en gegevensbescherming. Het doel is niet om AI te beperken, maar om het gebruik ervan veilig én verantwoord te maken, door een duidelijk kader te scheppen.
Over de nood aan personalisatie
“Ik geloof erg in een gefaseerde, op de werkvloer gedragen implementatie van technologie of software. Het verleden heeft me geleerd dat je niet té snel mag gaan.”
Steven gelooft sterk in het gradueel invoeren van nieuwe technologieën en toepassingen. Om die reden begon het kantoor met de implementatie van geautomatiseerde standaardprocessen zoals btw-aangiftes en afsluitingen van vennootschappen. Pas nadat die workflows goed draaiden in FID-Manager, werden er extra checklists toegevoegd. Door zelf workflows te personaliseren en te verfijnen, kunnen ze beter inspelen op hun eigen manier van werken. Die gefaseerde aanpak en checklists zorgen bovendien niet alleen voor meer overzicht, maar ook ervoor dat het team mee kan evolueren met de technologie zonder overweldigd te raken.
Over de omarming van software
“Ik heb ooit de fout gemaakt om software te implementeren zonder overleg en intern draagvlak. Ik zag toen dat de software nauwelijks werd gebruikt op de werkvloer.”
Die ervaring leerde Steven dat software alleen werkt als medewerkers er ook écht mee aan de slag gaan. Daarom werkt hij vandaag met een totaal andere aanpak: de keuze voor nieuwe software wordt onderling besproken en voor elke nieuwe tool wordt één persoon binnen het team verantwoordelijk gemaakt. Die collega neemt de trekkende rol op zich, test de software grondig uit en helpt andere medewerkers om ermee te werken. Zo ontstaat er meer draagvlak binnen het team en verkleint de weerstand tegen nieuwe technologie.
Over de rendabiliteit van dossiers
“Dankzij FID-Manager hebben we veel meer zicht op de rendabiliteit van onze dossiers. Zeker omdat we met forfaitaire prijzen werken, is dat cruciaal.”
Sinds de implementatie van FID-Manager in oktober 2022 gebruikt het kantoor het systeem steeds intensiever. Een volgende stap is het integreren van tijdsregistratie en facturatie binnen dezelfde tool. Omdat het kantoor voor 90% met forfaitaire prijzen werkt, is het belangrijk om precies te weten hoeveel tijd er in dossiers kruipt en welk rendement ze opleveren. Waar hun vorige tool het moeilijk en tijdrovend maakte om analyses te doen, biedt FID-Manager een veel duidelijker overzicht van de rendabiliteit van klanten en dossiers.
Over de toekomst van de sector
“Ik geloof oprecht dat artificiële intelligentie voor een stuk het personeelstekort zal opvangen. We zullen evolueren van een piramide-structuur naar een obelisk-structuur.”
Volgens Steven staat de accountancysector voor een structurele verandering. Dankzij automatisatie en artificiële intelligentie zullen kantoren in de toekomst minder mensen nodig hebben voor repetitieve taken. Dat kan leiden tot een andere organisatiestructuur: minder een klassieke piramide met veel juniors onderaan, meer een slanke ‘obelisk’-structuur met meer gespecialiseerde profielen. Hoewel veel taken geautomatiseerd zullen worden, blijft één element volgens hem onvervangbaar: advies en persoonlijk contact met ondernemers. Daar ligt volgens Steven ook de echte kracht van de accountant van morgen.
De accountancysector in volle evolutie
De inzichten van Steven De Voeght tonen hoe een modern accountantskantoor evolueert: met meer structuur, slimme software, duidelijke interne richtlijnen en een sterke focus op adviesverlening. Automatisatie en artificiële intelligentie zullen het werk ongetwijfeld veranderen, maar ze creëren tegelijkertijd ook ruimte voor waar accountants écht het verschil maken: ondernemers begeleiden met inzicht, expertise en persoonlijk advies. Benieuwd naar wat Steven De Voeght nog meer te vertellen had aan Frederik en zijn gasten? Je bekijkt het volledige webinar hier!
Tanguy helpt de inzichten van accountants scherp en consistent te vertalen naar woorden die impact hebben.
