5 inzichten van Filip Juvyns en Selina Libaers over digitalisering, Peppol en gebruiksvriendelijke pre-accounting
Tijdens een recent gesprek deelden Filip Juvyns en Selina Libaers hoe hun accountantskantoor Fisco-Consult in Vlaams-Brabant, stap voor stap evolueerde van een gedeeltelijk digitale werking naar een kantoor dat vandaag sterk inzet op automatisatie en gebruiksvriendelijke pre-accounting tools. Met een team van tien medewerkers begeleiden ze een bijzonder diverse klantenportefeuille: van kapperszaken en keukenhandelaars tot rusthuizen en kmo’s. Toch blijft één element centraal staan: persoonlijk contact. Dit zijn vijf inzichten die eruit sprongen.
Over digitalisering als hefboom voor méér persoonlijk contact
“Software moet ons werk efficiënter laten verlopen, zodat we ons aan de hand van persoonlijke gesprekken en adviesverlening meer kunnen focussen op de mensen zelf.”
Voor Filip en Selina draait digitalisering niet om technologie op zich, maar om betere dienstverlening. Hun kantoor heeft altijd sterk ingezet op bereikbaarheid, persoonlijk advies en nauw klantcontact. Door repetitieve taken te automatiseren, ontstaat er meer tijd om ondernemers écht te begeleiden. Die visie leeft ook sterk intern. Selina, die ondertussen al vier jaar actief is binnen het kantoor, focust zich vandaag sterk op digitale processen en het begeleiden van klanten daarin. Zo groeide ze stap voor stap uit tot een echte expert in tools zoals OkiOki, om de aanlevering van documenten eenvoudiger te maken - een meerwaarde voor het kantoor én de klanten.
Over hoe één brand het belang van digitalisering tastbaar maakte
“Iemand van onze klanten had een brand gehad en was zijn volledige boekhouding kwijt. We hebben toen alles gedigitaliseerd, ook voor andere klanten.”
Voor Filip en Selina was deze opmerkelijke casus een duidelijke illustratie van hoe belangrijk digitale processen en cloudoplossingen waren. De verdere uitrol van Peppol zorgde vervolgens voor een extra versnelling binnen het kantoor. Vandaag worden zelfs sectoren die voorlopig nog niet verplicht zijn om via Peppol te werken - denk aan bepaalde medische beroepen - actief meegenomen in het digitale verhaal. Volgens Selina is dat een bewuste keuze. Vroeg of laat zal digitalisering immers voor iedereen verplicht worden, waardoor Fisco-Consult kiest om al hun klanten stap voor stap te begeleiden.
Over waarom eenvoud cruciaal is bij pre-accounting software
“We hebben voor OkiOki gekozen omwille van de eenvoud en duidelijkheid. Klanten weten meteen wat ze moeten doen, het is erg intuïtief en gebruiksvriendelijk.”
In hun zoektocht naar de juiste pre-accounting tools vergeleek het kantoor verschillende oplossingen met elkaar. Uiteindelijk kozen ze voornamelijk voor OkiOki. De gebruiksvriendelijkheid gaf de doorslag. OkiOki verzamelt automatisch documenten via bankkoppelingen, mailboxintegraties en leveranciersportalen, waardoor de boekhouding zo volledig mogelijk wordt opgebouwd zonder extra manueel werk. Daarnaast kunnen klanten ook context toevoegen aan documenten, bijvoorbeeld wanneer een factuur privé betaald werd of nog ontbreekt. Wat daarna overblijft, wordt automatisch een duidelijke takenlijst voor de ondernemer.
Over hoe een slimme digitale straat zorgt voor meer efficiëntie
“De juiste software kiezen draait niet om zoveel mogelijk tools gebruiken, maar om een ecosysteem bouwen dat logisch samenwerkt.”
Binnen het kantoor van Filip en Selina speelt software een centrale rol in de dagelijkse werking. Voor pre-accounting rekenen ze voornamelijk op OkiOki en ClearFacts, terwijl de boekhouding zelf verwerkt wordt via Expert/M en Octopus. Daarnaast gebruiken ze FID-Manager als beheerpakket en zetten ze ook oplossingen zoals Instaclause en TwinnTax in om hun werking verder te ondersteunen. Volgens Filip zit de kracht vooral in hoe die verschillende systemen elkaar aanvullen, maar Selina benadrukt ook dat software nooit een doel op zich mag worden. Hun softwarekosten vertegenwoordigen vandaag tussen de 10% en 15% van de omzet, waardoor bewuste keuzes cruciaal blijven.
Over onboarding en begeleiding als sleutel tot succesvolle digitalisering
“Toon klanten gewoon concreet wat een tool voor hen kan betekenen. Dan zien ze zelf hoeveel tijd het bespaart - en maken ze er ook écht gebruik van.”
Volgens Filip en Selina stopt digitalisering niet bij het implementeren van software. Begeleiding en menselijk contact blijven cruciaal. Daarom werkte het kantoor een echt onboardingproces uit om klanten vertrouwd te maken met OkiOki en andere digitale tools. Die aanpak werpt duidelijk zijn vruchten af: zelfs klanten die niet digitaal ingesteld zijn, gebruiken de pre-accounting tool vlotjes. Door klanten stap voor stap mee te nemen in het proces, verlaagt de drempel aanzienlijk. Voor Selina is dat misschien wel de belangrijkste les van allemaal: technologie werkt pas écht wanneer klanten begrijpen hoe ze hen concreet helpt in hun dagelijkse werking.
Waarom eenvoud de slimste vorm van digitalisering is
De inzichten van Filip Juvyns en Selina Libaers tonen mooi hoe digitalisering binnen accountancy niet noodzakelijk complex hoeft te zijn. Door bewust te kiezen voor gebruiksvriendelijke software, duidelijke onboarding en persoonlijk contact, kan technologie net zorgen voor meer rust, overzicht en efficiëntie - en dat zowel voor accountants als voor ondernemers.
Tanguy helpt de inzichten van accountants scherp en consistent te vertalen naar woorden die impact hebben.
