Onlangs was Régis Kapinga, partner bij Polar Advisory in Leuven, te gast in ons Sterk Digitaal-webinar over digitalisering binnen de accountancysector. Hij deelde er met plezier zijn visie op AI, workflow-optimalisatie en de toekomst van accountantskantoren. In onderstaand interview vatten we de belangrijkste inzichten, inspirerende use cases én concrete tips & tricks uit het gesprek voor je samen.
Régis, kan je jezelf en Polar Advisory kort voorstellen?
“Zeker. Ik ben Régis Kapinga, een van de partners bij Polar Advisory, een kantoor met een team van negen mensen dat zich vooral richt op managementvennootschappen, freelancers, vrije beroepen en de bouwsector.” Digitalisering vormt al jaren een rode draad in hun werking. “Het zit echt in ons dna. We werken bewust met een strakke digitale keten: pre-accounting doen we met ClearFacts, de boekhouding zelf met Exact Online en de post-accounting via Silverfin of Bizzcontrol voor heldere analyses.”
Wat betekent digitalisering concreet binnen jullie kantoor?
“Voor ons draait digitalisering vooral om de klant te ontzorgen. En AI speelt daarin een belangrijke rol.” Ook voor compliance kijkt het kantoor naar nieuwe spelers: “We gebruiken tools zoals Fyndera om fiscale vraagstukken sneller te beantwoorden en maken gebruik van ChatGPT, Co-Pilot en andere AI-toepassingen.” Toch ziet hij één groot pijnpunt: de veelheid aan tools. “Er bestaan vandaag zóveel oplossingen dat integratie cruciaal wordt. Je voelt dat we in een fase zitten waarin er nood is aan overkoepelende systemen die al die AI-modules met elkaar verbinden.” Dat is waar Chathive volgens hem van pas komt.
Kan je uitleggen wat de toegevoegde waarde van Chathive is?
“Chathive is eigenlijk de connector tussen al onze tools,” knikt Régis. “Het zorgt voor meer centralisatie, efficiëntie, overzicht en informatiedeling.” Hierdoor kunnen interne processen gemakkelijk geoptimaliseerd worden. Volgens Régis zullen kantoren die AI slim inzetten veel meer werk kunnen verzetten. “Alle administratieve taken die nodeloos veel tijd kosten, kunnen vereenvoudigd of geautomatiseerd worden. De toepassingen zijn bijna eindeloos, waardoor AI echt een hele keten wordt.”
Welke rol blijft de mens spelen binnen deze digitale keten?
“De menselijke rol blijft natuurlijk nog altijd primair,” benadrukt Régis, maar de rol wijzigt. Hun kantoor werkt intussen met een eigen interne kennisagent via Chathive: “We hebben deze agent met onze kennis gevoed zodat onboarding veel vlotter verloopt. Alles is bevraagbaar via een chatbot, wat echt een enorme tijdswinst oplevert.” Tegelijk ziet hij nieuwe uitdagingen opduiken: “AI kan enorm ver gaan. Denk aan mailboxen scannen, agenda’s analyseren, etcetera. Het aspect ‘veiligheid’ wordt daarom écht cruciaal.”
Wat bedoel je met de gewijzigde rol van een accountant?
“Wat ik concreet bedoel, is dat we als accountants de afgelopen jaren zijn geëvolueerd naar een soort van overkoepelende supervisor. Naar iemand die de verschillende AI-agents en automatische processen moet controleren en voortdurend de balans moet zien te bewaken tussen voorzichtigheid en durf.” Daarom bouwt Polar Advisory bewust hun AI-verhaal uit in fases: “We werken stap voor stap toe naar onze doelen. Zo zetten we gefaseerd de juiste stappen voorwaarts richting het kantoor dat we in de toekomst willen zijn.”
Bevindt de accountancysector zich op een eiland qua digitalisering?
“Digitalisering is zeker geen exclusief verhaal,” legt Régis uit. “Andere sectoren maken dezelfde transitie door. Ze staan even ver of misschien zelfs verder.” Volgens hem kunnen spelers als Bothive zorgen voor een enorme voorsprong: “Bothive heeft veel ervaring in andere sectoren. We kunnen die bestaande use cases gewoon hergebruiken en leren van oplossingen die elders werken. Zo hoeven we het wiel niet telkens opnieuw uit te vinden en kunnen we onze processen stroomlijnen en optimaliseren.”
Jullie gebruiken ChatGPT én Co-Pilot: wat zijn de verschillen?
“We experimenteren momenteel nog, dus er is nog geen definitieve keuze,” vertelt Régis. “Co-Pilot is bijzonder handig voor wie volledig Microsoft-gebaseerd werkt, omdat het naar mijn mening beter is om informatie op te halen uit documenten en systemen.” ChatGPT gebruikt het kantoor dan weer eerder voor inhoudelijke voorbereidingen: “Dat lijkt voorlopig sterker als genererend model. We zetten het bijvoorbeeld in om opleidingen voor te bereiden of een eerste aanzet voor nieuwsbrieven te schrijven.”
Kan je enkele concrete AI-use cases voor accountants noemen?
Régis ziet drie heel toegankelijke toepassingen die vandaag al veel impact hebben bij Polar Advisory:
- E-mailhulp: “AI helpt me om e-mails te gaan categoriseren, om prio’s te bepalen en zelfs al eerste reply-voorstellen te doen.”
- Workflows: “Veel processen die vroeger manueel gedaan moesten worden, worden nu geautomatiseerd. Dit bespaart ons tijd.”
- Kennisopvraging: “Interne kennisbanken die via AI doorzoekbaar zijn, hebben onze onboarding veel efficiënter gemaakt.”
Tot slot: heb je een gouden tip voor kantoren die met AI willen starten?
Régis is duidelijk: “Begin gefaseerd, stap voor stap.” Alles draait om een eerste analyse van het huidige werkproces. “Bekijk welke pijnpunten er zijn en vraag je af wat efficiënter kan. Pas daarna moet je gaan onderzoeken of AI een oplossing kan bieden. En zo ja, met welke partner en software je in zee gaat.” Hoewel AI nieuw lijkt, plaatst hij dit in een breder kader om af te sluiten : “Als mens streven we altijd naar een manier om efficiënter, sneller en beter te kunnen werken. Artificiële intelligentie is gewoon een nieuwe manier om dit te verwezenlijken.”
Artificiële intelligentie en accountancy: een nieuwe wind
We willen Régis bedanken voor het delen van zijn inzichten, ervaringen en vooruitblik op de rol van AI binnen accountantskantoren. Zijn verhaal toont hoe belangrijk een doordachte digitale keten, de juiste tools én een gefaseerde implementatie-aanpak zijn om toekomstbestendig te blijven als kantoor. Wil je het volledige webinar herbekijken en nog meer concrete voorbeelden horen? Ontdek het volledige webinar met Régis hier!
