Ergys Shabani, partner bij het Mechelse accountantskantoor Four Eyes, deelde tijdens een recent Sterk Digitaal-webinar met Frederik De Wachter hoe zijn 12-koppig kantoor constant tracht om de werking te optimaliseren. Vooral in november en december, die ze bij Four Eyes bewust inzetten als ‘building months’, reflecteert het team op hun processen, dienstverlening en automatiseringsgraad. Dit zijn zes inzichten die eruit sprongen.
Over de kracht van kennisdeling
“Door actief te luisteren naar inzichten en optimalisaties van andere kantoren, worden we uitgedaagd om breder te denken en stappen vooruit te zetten.”
Vroeger moest een accountantskantoor vooral inboeken. Volgens Four Eyes is dit de afgelopen jaren geëvolueerd naar een workflow die maximaal inzet op digitalisering en automatisatie. Yuki - en meer specifiek hun Customer Success Manager Karel Firlefyn - speelt daarin een sleutelrol voor Four Eyes. Hij komt uit de accountancywereld, denkt actief mee en brengt best practices mee uit andere kantoren. Zo worden Ergys en iedereen bij Four Eyes uitgedaagd om sneller te verbeteren en operationeel te optimaliseren.
Over de drie pijlers van hun dienstverlening
“Bij Four Eyes werken we op basis van drie pijlers, waarbij het fundamentele idee is om altijd vanuit de basis te vertrekken.”
De werking van Four Eyes rust op drie duidelijke lagen:
- Digitalisatie & automatisatie (core principle): het repetitieve en manuele wordt zoveel mogelijk uit de dagelijkse werking van Four Eyes gehaald, zodat er meer ruimte kan ontstaan voor adviesverlening en kwaliteitscontrole.
- Fiscale optimalisatie en advies op maat (inner circle): Four Eyes gaat diepgaande gesprekken aan met ondernemers over hun noden, toekomstvisie en persoonlijke doelstellingen.
- CFO as a service en business guidance (outer circle): indien gewenst gaat Four Eyes nog een stap verder via strategische financiële ondersteuning. Ze fungeren als finance manager, op lange termijn én op operationeel niveau.
Over automatisatie als dagelijkse reflex
“Omdat we ons bewust zijn van ons automatiseringspercentage en we dit concreet zien, zijn we er actiever mee bezig en kunnen we er écht aan werken.”
Four Eyes zegt hard in op automatisatie. Hun automatiseringsgraad ligt op het moment van het webinar op 77%. Dit was ooit 79%, maar door hun recente groei - wat normaal is, verklaart Ergys - zakte dit percentage even. Die hoge graad leverde hen ook een Yuki Award (voor Customer Success) op: een beloning voor hun dagelijkse verwerking en hun doorgedreven visie om ondernemers elke dag actuele cijfers te geven. De tijd die automatisatie oplevert, zorgt voor beter werk: grondige controles, kwaliteitsbewaking en foutdetecties.
Over het loslaten van de klassieke kwaliteitsreflex
“In onze sector heerst nog altijd het gevoel dat alles door de handen van de accountant moet passeren om kwaliteit te bieden. Dat is onjuist.”
Volgens Ergys Shabani wordt veel inboekwerk nog steeds handmatig gedaan door starters of juniors. Dit leidt onvermijdelijk tot inconsistenties, vertragingen en fouten. Automatisatie daarentegen is consequent, voorspelbaar en eenvoudiger structureel te controleren. Four Eyes pleit dan ook voor een shift qua mindset: van alles zélf willen doen naar vooral de kwaliteit controleren en bewaken. Dankzij maandelijkse (en willekeurige) tevredenheidsenquêtes in de software van Yuki weet het kantoor perfect of de automatisatie werkt.
Over digitalisatie die past bij je toekomstvisie
“Je moet als kantoor vooruit durven kijken en concreet gaan bepalen hoe digitalisatie past binnen jouw dienstverlening en toekomstvisie.”
Automatisatie is geen bedreiging, maar een opportuniteit - zolang je voldoende kritisch blijft. Niet elke tool verdient een plaats in de werking van je kantoor. Four Eyes benadrukt dat kantoren eerst moeten kijken naar hun toekomstvisie, pas daarna naar de implementatie van software. Ergys oppert zelfs dat boekhoudpakketten an sich minder bepalend zijn geworden dan vroeger, deels omdat de sector zo hard verandert. Belangrijker zijn de samenwerking en strategische fit met je software partner.
Over de kracht van Customer Success in accountancy
“De kracht van een goede Customer Success Manager passen we nog veel te weinig toe in onze accountancysector.”
Volgens Ergys kan de sector veel leren van IT-bedrijven. Bij IT-bedrijven overbrugt een Customer Success Manager vaak de kloof tussen techniek en klant. In accountancy ontbreekt dit profiel vaak nog. Waar accountants traditioneel ‘blauwe profielen’ zijn - doorgaans minder communicatief en innovatief - heeft een Customer Success Manager juist wél de nodige communicatieve vaardigheden om mee te denken met de klant. Het resultaat van die combinatie? Een betere rolverdeling, meer werkplezier, minder workload en een sterkere klantrelatie.
De toekomst van accountancy begint vandaag
Wat Four Eyes duidelijk maakt tijdens het webinar, is dat modern accountancy management niet meer draait om zoveel mogelijk manueel werk verzetten. Verre van, zelfs. De kracht van een kantoor ligt in het slim combineren van doorgedreven automatisatie, persoonlijk advies, strategische begeleiding op maat en de voortdurende optimalisatie van de huidige werking. Wil je de volledige inzichten of praktische automatisatietips van Ergys Shabani horen? Je bekijkt het volledige webinar hier!
