De opkomst van AI-tools zoals ChatGPT en Copilot brengt niet alleen nieuwe mogelijkheden met zich mee, maar roept ook belangrijke vragen op over het veilig en verantwoord gebruik ervan. Voor kantoren die AI willen inzetten, is het dus belangrijk om te begrijpen hoe ze werken, welke risico's ze met zich meebrengen en hoe deze risico's effectief beheerd kunnen worden. In deze blogpost bespreken we de belangrijkste aandachtspunten, zoals het veilig omgaan met klantgegevens, toegangsbeheer, aanpassingen van instellingen, en de juridische en ethische overwegingen die komen kijken bij het gebruik van onder andere ChatGPT.
AI toepassingen als ChatGPT of Copilot zijn gloednieuw en dus is de eerste opdracht er zaken mee uit te proberen zodat je een goed zicht krijgt op de mogelijkheden ervan. Tegelijk is het goed om stil te staan bij de werking van de tools, wat het gebruik ervan door medewerkers met zich mee kan brengen en hoe je je als kantoor bijvoorbeeld je data en klantgegevens beschermt tegen datalekken.
Hier zijn enkele aandachtspunten:
Opletten bij het uploaden van klantgegevens: Bij het gebruik van AI-tools zoals ChatGPT moet er voorzichtig omgegaan worden met het uploaden van gevoelige klantgegevens om privacy en compliance te waarborgen. Zorg ervoor dat de data die worden gebruikt voor AI-training of -verwerking, geanonimiseerd of op zijn minst goed beveiligd zijn. Gebruik platforms die voldoen aan de GDPR en andere relevante privacywetgevingen. Het implementeren van op maat gemaakte GPT's die draaien in beveiligde, private omgevingen kan ook een veilige benadering zijn.
Toegangsbeheer tot AI-systemen: Het bepalen wie toegang heeft tot AI-tools en onder welke voorwaarden, is essentieel om misbruik en fouten te voorkomen. Stel strikte gebruikersrollen en toegangsrechten in binnen de AI-tools die je gebruikt. Dit helpt om te controleren welke data door wie en voor welke doeleinden worden gebruikt. Gebruik van Multi-Factor Authentication (MFA) en regelmatige audits van toegangslogs zijn praktijken die tijdens de webinar werden aanbevolen.
Instellingen in ChatGPT en andere AI-tools aanpassen: Standaardinstellingen van AI-tools zoals ChatGPT zijn mogelijk niet optimaal afgestemd op de specifieke behoeften en beveiligingseisen van jouw organisatie. Pas de instellingen van de AI-tools aan om te voldoen aan de specifieke zakelijke vereisten en beveiligingsstandaarden. Dit omvat het configureren van de prompt-structuren, responsfilters, en het gebruik van API's voor specifieke toepassingen die aan bod kwamen in de webinar. Ook werd het belang van goede data-invoer en het geven van duidelijke taken en richtlijnen aan AI-systemen zoals MeetGeek benadrukt.
Wettelijke en ethische overwegingen: Er zijn momenteel weinig specifieke wet- en regelgevingen omtrent het gebruik van AI, wat onzekerheid kan veroorzaken over wat wel en niet mag. Het is belangrijk dat je de waarheidsgetrouwheid van AI-output en de bronnen van de data die het gebruikt voortdurend in vraag stelt. Het implementeren van ethische richtlijnen voor AI-gebruik binnen je organisatie kan helpen om te navigeren door de complexiteit van AI-toepassingen.
Het opstellen van een AI-beleid is de beste oplossing voor ethisch, veilig en verantwoord gebruik van kunstmatige intelligentie, zoals ChatGPT, binnen je kantoor. Dit beleid reguleert aspecten als gegevensbeheer, privacy volgens de GDPR, toegangscontroles, en gebruikersrechten om ongeautoriseerd gebruik tegen te gaan. Het omvat ook ethische normen zoals transparantie en non-discriminatie, en zorgt voor regelmatige trainingen en evaluaties van AI-output. Deze richtlijnen zijn essentieel om de voordelen van AI te maximaliseren en risico's te minimaliseren, vooral bij het omgaan met gevoelige klantgegevens en in complexe bedrijfsprocessen.
We hebben een eBook voor accountants geschreven over AI dat uitlegt hoe je efficiëntiewinsten kan boeken met onder meer een overzicht van applicaties en getuigenissen van gebruikers. Hiermee willen we je goed informeren en wat kan en uitleggen wat belangrijk is om te weten voor je met AI aan de slag gaat.
Download onze eBook voor accountants Versnel je groei: Efficiëntie en innovatie met AI en je ChatGPT assistent hier.
Wil je meteen aan de slag met een zeer praktische opleiding die je leert hoe je als accountant tijd- en efficiëntiewinsten boekt met AI & ChatGPT? Ontdek hier de inhoud van de opleiding en schrijf je in.
