Recap Webinar 25 september 2024 "Automatiseren van processen: zo spaar je tijd uit en zet je handige workflows op"

Welkom bij de recap van het webinar over het automatiseren van processen. Naast de implementatie van e-invoicing en PEPPOL, een tweede opportuniteit om je processen te stroomlijnen, productiever te worden, meer controle te hebben en vooral tijd te winnen. Het goede nieuws: je kan zelf zorgen voor concrete stappen naar de automatisering van jouw kantoor.

We kregen weer heel wat tips van onze sprekers en experten over hoe je dit aanpakt. Workflows en processen automatiseren kan op een aantal manieren:

• Je kan workflows die voorzien zijn in je software opzetten en optimaliseren
• Je kan zelf je eigen task flows opzetten in bijvoorbeeld je beheerpakket 
• Of automatiseringen opzetten over meerdere applicaties heen met tools zoals  Zapier  of  Make

Automatiseren kan daarnaast ook door OCR, automatische boekingen, opzetten van geautomatiseerde mails, het ophalen van gegevens vanuit minfin enz…

• Chris Vandecasteele van Vadecas legde uit hoe ze handig gebruik maken van AdminPulse om task flows op maat van het kantoor te organiseren. Bijvoorbeeld alle communicatie rond de btw-taskflow wordt gelabeld met de tag “BTW-aangifte” zodat je later alles in het Document Management System makkelijk kan terugvinden. Die tags of metadata worden ook handig gebruikt om te filteren, lijsten te trekken of acties op te volgen.
• Je kan ook zelf taskflows opzetten. Zo heeft Iris Van Assche van PVA Consulting de OSS flow voor de One-Stop-Shop aangifte opgezet voor sommige van haar klanten. Processen worden zo  goed opgevolgd, taken afgevinkt, je hebt de lijsten die je nodig hebt en bewaard een goed overzicht. Evengoed voor de voorbereiding op de kwaliteitstoetsing.
• Koppelingen tussen software zijn natuurlijk ook belangrijk. Zowel Iris als Chris vertelden ons hoe taken die door TwinnTax worden uitgevoerd - denk aan het indienen of afhalen van een document op MyMinFin - vervolgens in de takenlijst van AdminPulse worden afgevinkt. En uiteraard worden die documenten toegevoegd aan het dossier van de klant in het Document Management System. Deze koppeling wordt voorzien door de software partners zelf en is in dit geval ook inbegrepen in je softwarelicentie.
• Zo een verbinding komt tot stand dankzij een API, een poort langs waar data uitwisseling gebeurt. Bij AdminPulse staat die poort open voor iedereen die er een verbinding mee wil maken: een open API. Onze AI expert Dieter en Frederik hebben vervolgens uitgelegd en live getoond hoe je zo echt aan de slag kan gaan om workflows te automatiseren in je kantoor, over meerdere applicaties heen. Denk aan een Mollie betalingen die automatisch worden geregistreerd in een sheet. De koppeling en automatiseringsmogelijkheden zijn enorm. We hebben er ook een opleiding over.

Opvallend: er komen nog steeds veel vragen over software, bijvoorbeeld over pre-accounting om maximaal je documenten binnen te krijgen van je klanten. Of over e-invoice oplossingen voor de kleine factureerders. Al deze thema’s, een overzicht van veelgebruikte software oplossingen en andere belangrijke zaken zoals starters en kwaliteitstoetsing komen aan bod in onze tweede reeks van het najaar die start eind oktober.

▶️  Opleiding Zapier & ChatGPT Advanced (AI & automatiseren) gebruiken: 
https://sterkdigitaal.be/infopagina-online-opleiding-zapier-en-chatgpt-advanced/

▶️ Naar het webinarprogramma:
https://sterkdigitaal.be/webinars-najaar-2024/ 

▶️  De volledige opname van de webinar bekijken: 
https://club.digitalacademy.be/resources/sterk-digitaal-webinars/-2024/automatiseren-van-processen-zo-spaar-je-tijd-uit-en-zet-je-handige-workflows-op/