Recap webinar 12/03/2025 - De uitdaging van 2025: met PEPPOL van verplichting naar waardevolle workflow

Met meer dan 350 aanwezigen was deze webinar terug heel interactief omdat er uiteraard veel vragen waren. Philippe Kimpe was onze e-invoice expert en gaf samen met Jelle Heyvaert van de btw-lijn antwoorden op al de vragen.

PEPPOL is niet alleen een wettelijke verplichting vanaf 2026, maar biedt ook kansen om de administratieve workflow van accountants en ondernemers drastisch te verbeteren. Tijdens de sessie deelden Franklin Van Gaver, Dimitri Denys en Anthony Zutterman hoe zij PEPPOL implementeren en welke aanpak het meest efficiënt blijkt. De rode draad doorheen het webinar was duidelijk: wie nu start met PEPPOL, behoudt controle over de transitie en vermijdt tijdverlies later.

Highlights van de webinar

De verplichting van PEPPOL vanaf 2026 betekent dat accountants nu al een plan moeten hebben om hun klanten tijdig over te schakelen. Dimitri Denys wachtte niet af, startte al met een infosessie in samenwerking met Peggy D’Herde van partner Octopus en registreerde al 75% van zijn klanten via een eenvoudig opt-out-systeem. Hij informeerde hen proactief via mailcampagnes en infomomenten, waardoor de adoptie veel sneller ging.

Ook Franklin Van Gaver merkte dat er nog veel ondernemers zijn die factureren via Word en Excel, wat de overstap complexer maakt. Hij werkt met Lucy als centraal verzamelpunt voor PEPPOL-facturen en door de eenvoud is dat een ideale oplossing voor zelfs de meest niet-digitale klanten. 100% van zijn klanten ontvangen daardoor al hun facturen via PEPPOL. Hun volgende stap is de uitgaande facturen. Ook Franklin adviseert om je eigen keuze uit te rollen. Klanten die zelf kiezen en vervolgens hun PEPPOL registratie moeten verhuizen, geven veel administratief werk.

Ook Anthony Zutterman vertelt hoe zij de digitale switch hebben gemaakt door te kiezen voor Horus in combinatie met Falco voor de ondernemers. Het resultaat is de definitie van real-time boekhouden zoals Gunther Slaets liet zien, waarbij elke aanlevering of aanpassing door de ondernemer onmiddellijk zichtbaar is bij de accountant. En omgekeerd elke update zoals afgepunte betalingen door accountant onmiddellijk zichtbaar is voor de ondernemer. Zo zijn de klanten via hun DKF Connect meteen ook klaar voor PEPPOL.

Hoe begeleid je klanten naar PEPPOL?

Alle sprekers waren het erover eens: goede communicatie is essentieel.

• Dimitri  organiseerde een event en mailingcampagnes om klanten vroeg te informeren.
• Ook Franklin is vroeg gestart met de communicatie en zet in op eenvoud om 100% van de klanten - inclusief de word en excel factureerders - mee te hebben.
• Anthony  zet in op automatisering en AI, zodat PEPPOL-facturen moeiteloos verwerkt worden.

De grootste uitdaging is klanten niet zelf laten zoeken naar een oplossing. Door hen gerichte keuzes aan te bieden en stapsgewijs te begeleiden, verloopt de transitie veel vlotter.

Wat is de impact op accountantskantoren?

De overstap naar PEPPOL heeft directe gevolgen voor de werking van accountants. De traditionele taak van facturen inboeken verdwijnt, waardoor de rol van accountants evolueert naar controle, optimalisatie en advies.

📌  Beter gespreide werkdruk – Facturen komen sneller en vollediger binnen, waardoor de druk in btw-periodes afneemt.
📌  Meer tijd voor klantenbegeleiding – Doordat de verwerking minder manueel wordt, ontstaat er meer ruimte voor advies.
📌  Efficiëntere samenwerking met klanten – Door gebruik te maken van tools zoals Lucy, Octopus of Falco, krijgen klanten directe toegang tot hun facturen, wat het aantal losse vragen vermindert.

Conclusie:  De tijd om met PEPPOL te starten is nu

2026 lijkt nog ver, maar de voorbereiding begint vandaag.  Wil je als accountant de controle behouden over hoe je klanten de overstap maken? Dan is proactief registreren en begeleiden de sleutel.

💡  Belangrijkste takeaways:

  🔹  Registreer je klanten nu, zodat je de controle houdt over de PEPPOL-transitie..
  🔹  Help klanten kiezen, zodat ze niet zelf een suboptimale oplossing zoeken.
  🔹  Automatiseer waar mogelijk, zodat PEPPOL geen extra werklast wordt, maar juist tijd bespaart.

⏩ Wil je de volledige webinar herbekijken of meer leren over hoe je PEPPOL slim implementeert?  Klik hier!   🚀