Interview met Ivan Mermans, eigenaar van Factum Fiscalis, over de boekhoudkundige uitdagingen van vzw’s

Onlangs was  Ivan Mermans , eigenaar van  Factum Fiscalis , te gast in  een van onze webinars  over vzw’s. Tijdens het gesprek deelde hij zijn expertise, ervaringen en praktische inzichten over de specifieke regelgeving en boekhoudkundige struikelblokken voor vzw’s. In de Q&A hieronder vatten we zijn belangrijkste tips en adviezen samen, dus…  read along!

Dag Ivan, kan je jezelf en Factum Fiscalis even voorstellen?

“Zeker, ik ben Ivan Mermans, oprichter van Factum Fiscalis, een kantoor dat ondertussen al bijna 25 jaar bestaat.” Het cliënteel van Factum Fiscalis bestaat voor ongeveer 30% uit eenmanszaken en 70% uit vennootschappen. Ivan is gespecialiseerd in vzw’s: “Mijn betrokkenheid bij vzw’s begon eigenlijk pas uit de specifieke vraag van een bankier die een sociale vzw ondersteunde, in combinatie met enkele opdrachten van jeugdbewegingen en andere organisaties.”

Hij ziet voor zichzelf ook een maatschappelijk rol weggelegd: “Het geeft me erg veel voldoening om jonge bestuurders wegwijs te maken in hun financiële administratie. Ik maak er mijn plicht van om hen te leren om hun eerste economische stappen meteen goed te zetten. Soms zijn vzw’s aanvankelijk wat afgeschrikt door de omvang en professionaliteit, maar ze willen wel hun zaken correct doen. Daar zorg ik voor.”

Wat zijn de compliance-verplichtingen voor vzw’s? En hoe verschillen die van vennootschappen?

Volgens Ivan zit het grote verschil vooral in de omvang en de complexiteit: “Grotere vzw’s stellen vaak een volledige jaarrekening op, omdat ze bijvoorbeeld aan bepaalde subsidies en voorwaarden moeten voldoen. Ze gebruiken er ook specifieke boekhoudsoftware voor. Kleine vzw’s daarentegen, die niet btw-plichtig zijn, hoeven in principe slechts één dagboek bij te houden. Daar wringt vaak het schoentje, want zij opereren vaak nog niet digitaal.” 

De boekhouding van vzw’s wordt nog steeds vaak met Excel gedaan, zo stelt Ivan. “Dat is een gemiste kans, want met moderne tools, zoals  Penningmeester , kunnen zelfs kleine vzw’s een overzichtelijke en correcte boekhouding bijhouden.” Volgens Ivan draagt dit ook bij aan de verdere professionalisering: “Door te werken met deze moderne tools, hoeven bestuurders de onderliggende boekingen niet meer zelf te kennen. Toch weten ze dat de output zal voldoen aan de verplichtingen van de overheid. Da’s een win-win.”

Hoe helpt een software à la Penningmeester bestuurders van een vzw in de praktijk?

“De software van Penningmeester biedt een heel gebruiksvriendelijke oplossing. De bestuurders hoeven enkel maar categorieën toe te wijzen aan bepaalde inkomsten en uitgaven, zoals lidgelden, subsidies of publiciteit.” De tool zal dit vervolgens in een overzichtelijke administratie verwerken. Bovendien kunnen de documenten en bewijsstukken eenvoudig worden toegevoegd, waarna de bestuurders alles online kunnen controleren.

“Het grote voordeel van deze manier van werken is dat alles centraal staat en transparant is voor het hele bestuur - en dat zonder dat iedereen alle cijfers hoeft te kennen”, benadrukt Ivan. “Zo kunnen manuele fouten, typisch bij een handmatige Excel-verwerking, vermeden worden, is er minder saai en tijdrovend werk nodig én kan een eventuele overdracht, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe penningmeester de administratie overneemt, soepel en vlot verlopen.”

Zijn er specifieke aandachtspunten voor kleinere vzw’s op het vlak van boekhouding?

“Zeker, het belangrijkste aandachtspunt dat ik graag wil meegeven, is dat ook kleine vzw’s hun boekhouding correct moeten bijhouden. Dat lijkt misschien logisch, maar in de praktijk loopt dit toch vaak anders.” De juiste tooling is hierbij cruciaal. “Vroeger was onze service vaak te uitgebreid voor kleine verenigingen, maar vandaag kan dit op een haalbare en prijsvriendelijke manier worden ingericht.” 

Volgens Ivan zorgen moderne tools à la Penningmeester ook voor een meer constructieve samenwerking tussen de vzw en de accountant. “Terwijl we de verwerking zoveel mogelijk bij de bestuurders leggen, staan wij in voor de controle, begeleiding en punctuele, correcte afwerking van de jaarrekening. Zo leren ze hoe ze financieel verantwoord kunnen, verkleinen ze hun foutenmarge en voorkomen ze financiële problemen.”

Om af te sluiten: heb je nog een tip voor accountants die met vzw’s werken?

Ter afsluiting van het interview deelt Ivan nog enkele praktische richtlijnen. Hij heeft nog vier concrete tips in petto voor collega-accountants, waaronder:

• Onderschat de maatschappelijke rol van vzw’s niet:  “Vzw’s vervullen een belangrijk sociaal doel. Het is belangrijk dat je dat respecteert en meeneemt in je begeleiding.”

• Focus op een correcte begeleiding op maat:  “Zorg dat de administratie en de jaarrekening op een transparante en betrouwbare manier worden opgezet.”

• Laat bestuurders gaandeweg leren:  “Geef bestuurders de kans om zelf te leren werken met de administratie. Zo groeien ze in hun rol en begrijpen ze beter wat er speelt.”

• Gebruik de juiste software:  “Ondersteun bestuurders met geschikte software om alles overzichtelijk en eenvoudig te houden. Zo worden fouten en problemen vermeden.”

De boekhouding van vzw’s: stof tot nadenken

We willen Ivan graag bedanken voor het delen van zijn kennis, inzichten en ervaringen. Zijn tips benadrukken hoe belangrijk correcte begeleiding, goede software, samenwerking met bestuurders én voeling met de rechtsvorm zijn bij een professionele vzw-boekhouding en/of administratie. Wil je het volledige gesprek herbeleven?  Herbekijk het webinar  en ontdek nog meer praktische voorbeelden van Ivan!