In de kijker: 8 inzichten van Bart Abbeloos (Cica) over schaalbaarheid, AI en menselijkheid

Tijdens een van onze webinars deelde Bart Abbeloos, zaakvoerder van accountantskantoor Cica in Herzele, hoe hij met een team van elf medewerkers inzet op schaalbaarheid, slimme tooling en bewuste klantkeuzes. Met een brede klantenportefeuille - van bijberoepers en eenmanszaken tot start-ups en scale-ups - zoekt hij continu naar manieren om efficiënt te werken, zonder het menselijke aspect te verliezen. Dit zijn acht inzichten die eruit sprin­gen.

Over bewust kiezen voor de juiste klanten

“Als we voelen dat iemand wil beginnen ondernemen, maar nog niet klaar is, zeggen we dat ook eerlijk. Dan is het beter dat die eerst zijn huiswerk maakt.”

Niet elke klant is automatisch een goede klant. Bart benadrukt dat een sterke samenwerking begint bij een duidelijke match. Bij starters wordt er actief gekeken naar het businessmodel en de voorbereiding. Twijfels? Dan volgt er eerlijke feedback. Die aanpak zorgt ervoor dat het kantoor bouwt aan duurzame relaties, in plaats van kortstondige dossiers die te veel energie kosten en te weinig opleveren. Die selectiviteit vormt de basis voor een gezonde en schaalbare werking.

Over groei en schaalbaarheid via bijberoepers

“Het is waar dat een bijberoeper enorm veel tijd vraagt, maar als je met templates en video’s werkt, kan je dat perfect opvangen en schaalbaar maken.”

Bijberoepers vormen vaak een intensief segment, maar tegelijk ook een interessant groeipad voor een kantoor. De sleutel ligt volgens Bart in schaalbaarheid. Door te werken met video’s, templates en zelfs een gemodereerde WhatsApp-community, worden veel vragen opgevangen - zonder dat alles manueel moet gebeuren of overdreven veel tijd kost. Opvallend: klanten helpen elkaar in die WhatsApp-groep. Enkel bij gebrek aan nuance hoeft de accountant in te grijpen, een mooi voorbeeld van een slim ingericht proces dat het mogelijk maakt om ook dit segment rendabel te bedienen. 

Over AI bewust kiezen met het oog op meerwaarde

"Je moet geen AI implementeren om AI te implementeren. Het moet echt een meerwaarde kunnen bieden aan je kantoor.”

Artificiële intelligentie hoeft geen apart project te zijn binnen een accountantskantoor. De grootste impact zit volgens Bart in het bewust kiezen van software waarin AI al geïntegreerd is en die aansluit bij de werking van het kantoor. Tools zoals AdminPulse bevatten vandaag al AI-componenten die het werk versnellen. Wanneer die technologie gekoppeld wordt aan interne data en klantinformatie, ontstaat er pas echte meerwaarde. 

Over digitalisering als ‘nieuwe normaal’

“Wij verhuizen in mei met ons kantoor naar een office center. Op het einde van de rit is het goedkoper om te werken in zo’n coworking space.”

De overstap naar een office center of coworking space is geen toevallige keuze voor Cica. Het past binnen een bredere digitale mindset. Door hybride werken en digitalisering te omarmen verandert niet alleen de manier van werken, maar ook de infrastructuur. Volgens Bart is het bovendien vaak goedkoper én efficiënter. Het verlaagt de operationele lasten en creëert tegelijk een dynamische omgeving waarin interactie met andere ondernemers mogelijk blijft.

Over data en inzicht als concreet stuurinstrument

“Wij gebruiken de koppeling tussen AdminPulse en Power BI om te zien hoeveel documenten medewerkers verwerken en hoe rendabel bepaalde dossiers zijn.”

Data wordt steeds belangrijker in het aansturen van een kantoor. Door tools zoals AdminPulse te koppelen aan externe rapportering via bijvoorbeeld Power BI, ontstaat er inzicht in efficiëntie, workload en rendabiliteit. Dat gaat trouwens verder dan buikgevoel. Het laat toe om gefundeerde beslissingen te nemen over planning, capaciteit en klantenselectie. AdminPulse fungeert bij Cica als centrale databron dankzij de open integraties, flexibiliteit, automatisering en uitgebreide workflowmogelijkheden.

Over efficiëntie als antwoord op het personeelstekort

“Werknemers vinden is vandaag zo enorm moeilijk geworden, dat je je focus moet verleggen naar het vinden van de juiste tools om sneller te kunnen werken.”

De war for talent dwingt kantoren om anders te gaan denken. Groei realiseren door simpelweg meer mensen aan te nemen, wordt steeds moeilijker. Daarom zet Bart bewust in op tooling en automatisering. Slimme software, zoals Ravical of Fyxer AI, helpt om repetitieve taken te verminderen en processen te versnellen. Dat maakt het mogelijk om met een relatief klein team toch te blijven groeien.

Over vlotte workflows als fundament van kwaliteit

“Je kunt zoveel taken en subtaken aanmaken als je wilt in AdminPulse, waardoor je perfect kunt opvolgen waar een dossier zit.”

Sterke workflows vormen de ruggengraat van Cica. Door processen op te delen in duidelijke taken en subtaken, blijft het overzicht behouden en kunnen dossiers beter opgevolgd worden. Daarnaast spelen workflows ook een rol in de opleiding van juniors. Nieuwe medewerkers kunnen via geïntegreerde handleidingen stap voor stap volgen wat er verwacht wordt. Dat maakt het kantoor niet alleen efficiënter, maar ook consistenter in zijn werking. Volgens Bart biedt AdminPulse dan ook een driedubbele win voor Cica: ze kunnen processen automatiseren, medewerkers beter ondersteunen én ten allen tijde conform de regelgeving omtrent kwaliteitstoetsing opereren. 

Over het belang van menselijkheid in een digitale wereld

“Blijf in contact met je klant, ondanks de robotisering en automatisering. Geef om de zoveel tijd gewoon eens een belletje met de simpele vraag: hoe is het met jou?”

Misschien wel het belangrijkste inzicht van allemaal: technologie mag nooit het menselijke aspect verdringen. Automatisering en AI creëren tijdswinst, groeimogelijkheden en efficiëntie, maar die tijd moet bewust ingezet worden. Volgens Bart ligt daar de echte meerwaarde van de accountant: betrokkenheid, advies en persoonlijke begeleiding. Hij ziet de menselijke factor dan ook als hét fundament om sterke, duurzame en toekomstgerichte klantenrelaties op te bouwen.

Technologie als hefboom, menselijkheid als fundament

De 8 inzichten van Bart tonen hoe een modern accountantskantoor vandaag functioneert: met slimme processen, doordachte softwarekeuzes en een sterke focus op efficiëntie. Tooling speelt daarin een belangrijke rol als middel om meer te bereiken, niet als doel op zich. De échte waarde ontstaat pas wanneer die technologie ruimte creëert voor wat echt telt — menselijk contact, inzicht en advies op maat. 

Benieuwd naar het volledige gesprek? Herbekijk het webinar en ontdek al Barts inzichten!