Hoe deze accountants AI gebruiken in hun kantoor

Hoe deze accountants AI gebruiken in hun kantoor

AI zal een grote rol spelen in de transformatie van accountancy. Tegelijk zijn er veel vragen over de concrete winstmogelijkheden van AI. Daarom gaan we je met een reeks van blogposts inspireren en de weg wijzen naar de concrete voordelen. We beginnen de reeks zoals we dat altijd doen: aan de hand van getuigenissen van collega-accountants. ChatGPT en andere AI tools zoals Copilot, gebruiken ze als digitale assistent waarmee ze taken zoals dataverwerking, contentcreatie en adviesverlening sneller uitvoeren. Dat biedt jou als accountant ook de kans om efficiëntiewinsten te boeken en routinetaken te automatiseren. Zo kan je je dienstverlening verder professionaliseren.

AI is dankzij de lancering van ChatGPT op korte tijd geëvolueerd tot een gemakkelijk aanspreekbare digitale assistent die je bij heel wat taken kan helpen. We verwachten een AI-first aanpak bij heel wat spelers in onze maatschappij, van accountants tot softwareontwikkelaars, van de grote spelers tot en met het alledaags gebruik van AI thuis, op je smartphone en op kantoor. Daarom laten we in deze blogpost enkele accountants aan het woord die je vertellen hoe zij als accountant AI gebruiken.

Dagelijke testen en leren omdat zoveel mogelijk is

Sinds  Douwtje Vanhorebeek  zeven jaar geleden het kantoor waar ze werkte overnam is  Dovacc  sterk gedigitaliseerd, wat tijdswinst en snellere verwerking voor zowel klanten als medewerkers opleverde. We vragen aan Douwtje welke rol ze voor AI ziet. “We gebruiken de betalende versie van ChatGPT om data te analyseren, om workflows te automatiseren, om de antwoorden op moeilijke vragen te bekijken of zelfs een email antwoord te genereren wanneer een klant ons een vraag stelt. We proberen, testen en leren dagelijks bij, want er is veel mogelijk. Het is zoals met digitalisering: probeer het uit en leer bij waarmee je echte efficiëntiewinsten boekt.”

Douwtje is heel enthousiast over de mogelijkheden en volgde daarom de Online opleiding AI & ChatGPT. Daaruit kwamen al heel wat praktische tips die je meteen kan inzetten. “Zo hebben we geleerd hoe we CustomGPT’s kunnen maken waarmee je workflows in combinatie met de AI mogelijkheden automatiseert.”

Wat is een CustomGPT?

Een CustomGPT is een speciaal aangepaste versie van het GPT (Generative Pre-trained Transformer) model dat is getraind op specifieke gegevens van een organisatie of voor een bijzondere taak. Dit maakt het mogelijk om meer gerichte en accurate antwoorden te genereren op basis van de specifieke behoeften en data van de organisatie. Je kan met de betalende versie van ChatGPT een eigen GPT maken. De AI tool begeleid je zelf in het proces en legt je uit hoe je vervolgens je opdracht definieert, trainingsdata verzamelt en vervolgens de prompts formuleert. Een prompt is een opdracht die je in ChatGPT invoert.

Stel je voor, als accountant wil je een tool die je klanten helpt met specifieke vragen over de btw-regelgeving. Normaal gezien zou ChatGPT hierop basis antwoorden kunnen geven. Maar die zijn niet altijd even nauwkeurig vanwege de complexiteit en veranderlijkheid van fiscale wetgeving. Door een CustomGPT te ontwikkelen, getraind op de specifieke data en eerdere cases van het kantoor, kan het model veel specifiekere en correctere antwoorden geven. Het model leert bijvoorbeeld van eerdere btw-cursussen die het kantoor heeft gegeven en integreert deze kennis in zijn respons. Dat resulteert in een 'mini GPT' die niet alleen nauwkeurig is, maar ook efficiënter is in het afhandelen van complexe en specifieke vragen van klanten over btw-aangiftes.

Een tweede concreet voorbeeld is een CustomGPT waarmee je een ingesproken tekst omzet in een gestructureerde uitgeschreven klantcase. Deze CustomGPT is ontwikkeld om case studies te schrijven voor opleidingen van Sterk Digitaal, dat accountants ondersteunt bij hun digitale transformatie. Het genereert gestructureerde case studies bestaande uit drie onderdelen: 'Algemene informatie' over de training, 'De inhoud' die beschrijft wat deelnemers hebben geleerd, en 'Wat kan jij hieruit leren' met leerpunten voor andere accountants, alles in een professionele en behulpzame toon. Vervolgens neem je een interview op, op spreek je de samenvatting in als input. Je ChatGPT gaat er vervolgens mee aan de slag om een goed gestructureerde case uit te schrijven.

Meteen gebruikt voor klantcommunicatie en eigen CustomGPT’s gebouwd

Tom Marien van Fiscalier  merkte veel enthousiasme over AI en organiseerde een opleiding op kantoor. “Expert Dieter bracht het enthousiast en had duidelijk veel kennis van zaken. Het was waardevol om met het hele team de opleiding te volgen: iedereen steekt er iets anders van op. Samen denken we nu bijvoorbeeld na welke prompts we kunnen gebruiken.” Tijdens de opleiding kwamen verschillende zaken aan bod zoals prompting (goede ChatGPT opdrachten opstellen), dataveiligheid en data-analyse. “We gebruiken het intussen al om klantcommunicatie op te stellen en hebben samen met de expert meteen een eigen CustomGPT gebouwd. Met die welbepaalde ChatGPT opdracht vinden wij snel relevante informatie uit omvangrijke cursussen – bijzonder nuttig gezien de jaarlijkse veranderingen in de wetgeving.”

Tom Marien van Fiscalier merkte veel enthousiasme over AI en organiseerde een opleiding op kantoor

Advies, contentcreatie en efficiëntiewinsten

Mike Collier van Fiskcouncil+  ziet de digitalisering en AI niet alleen als een groeiopportuniteit, maar ook als een noodzakelijkheid. “Ik ben overtuigd dat de AI-trend zich de komende jaren nog sneller doorzet. AI kan namelijk ook helpen om processen te automatiseren over meerdere software applicaties heen. Daardoor biedt AI naast advies en contentcreatie ook heel wat ruimte voor efficiëntiewinsten.” Mike geeft als voorbeeld CustomGPT’s, een sequentie van ChatGPT opdrachten, in combinatie met Zapier waarmee je processen over applicaties heen automatiseert.

We hebben een eBook voor accountants geschreven over AI dat uitlegt hoe je efficiëntiewinsten kan boeken met onder meer een overzicht van applicaties en getuigenissen van gebruikers. Hiermee willen we je goed informeren en wat kan en uitleggen wat belangrijk is om te weten voor je met AI aan de slag gaat.

Download onze eBook voor accountants  Werk Slimmer: Efficiëntie en innovatie met AI en je ChatGPT assistent  hier.

Wil je meteen aan de slag met een zeer praktische opleiding die je leert hoe je als accountant tijd- en efficiëntiewinsten boekt met AI & ChatGPT?  Ontdek hier de inhoud van de opleiding en schrijf je in .